ده قانون ساده برای سازماندهی یک وبینار

مقدمه

پیشرفت‌های فناوری به سرعت چهره دانش را از نظر دستیابی به داده‌ها، انتقال، ذخیره سازی، تجزیه و تحلیل، تفسیر و انتشار نتایج تغییر می‌دهد.

این امر بر بسیاری از آزمایشات آزمایشگاهی مانند زیست شناسی، تشخیص پزشکی و طراحی دارو تأثیرگذار است. بنابراین به روز بودن در مورد روندهای جدید و نوآوری‌های موجود در این زمینه برای بیوانفورماتیک ضروری می‌شود.

سمینارها و کنفرانس‌ها فرصت های‌خوبی برای به اشتراک گذاشتن و بحث در مورد بینش‌های جدید و شبکه‌سازی با همسالان است و می‌تواند به عنوان جلسات علمی در نظر گرفته شود. با این وجود، با توجه به هزینه‌های بالای سفر و تدارکات، همیشه سازماندهی و شرکت در سمینارهای منظم متعدد امکان پذیر نیست.

در جهانی که به طور فزاینده‌ای به هم پیوسته است و با پیشرفت تکنولوژیکی در ارتباطات به وجود آمده است، می‌توان از گزینه‌های دیگری برای تکمیل تجربه حضوری استفاده کرد

وبینارها یک فرصت مجازی عالی را برای درگیر کردن و تحریک تعاملات بین مجریان و شرکت کنندگان ارائه می‌دهند و می‌توانند بیش از یک فضای اتاق کنفرانس فیزیکی را که می‌تواند با فضا و قابلیت دسترسی محدود شود، شرکت کنندگان را در خود جای دهد.

وبینارها برای شرکت کنندگان سهولت حضور در یک سخنرانی آکادمیک را از دفاتر یا خانه‌هایشان فراهم می‌کنند.

یک جلسه موفق وبینار به شدت وابسته به فعالیت های برنامه ریزی قبل از جلسه است.

ما در این مقاله ده قانون ساده برای میزبانی یک وبینار منظم با تأکید ویژه بر جوامع محدود منابع به اشتراک می‌گذاریم.

این قوانین از تجربیات به دست آمده و آموخته‌ها هنگام سازماندهی و اجرای سری وبینار بیوانفورماتیک گرفته شده است.

قانون 1: یک تیم هماهنگ و موثر برای وبینار تشکیل دهید

مشابه برگزاری هر نشست علمی، میزبانی یک وبینار منظم مستلزم مشارکت گروه اختصاصی از افراد است. نقش تیم هماهنگی وبینار، برنامه‌ریزی و تدارکات برای میزبانی یک وبینار است در حالی که اطمینان حاصل می‌کند که بار کاری فقط توسط یک فرد تحمل نمی‌شود.

مشارکت دانشجویان تحصیلات تکمیلی و فوق دکترا به عنوان بخشی از تیم هماهنگی وبینار، توسعه مهارت‌های آنها را در برنامه‌ریزی، ارتباطات، پلتفرم‌های کنفرانس، هماهنگی و میزبانی رویدادهای علمی تسهیل می‌کند.

این مهارت‌های نرم برای همکاری و کار در کنسرسیوم‌های بزرگ که معمولاً بخشی از آموزش عادی آنها نیستند، حیاتی است.

برای اطمینان از اجرای صحیح وبینارها، برنامه‌ریزی منظم و جلسات پس از وبینار نقش مهمی در توسعه و پالایش رویه‌های برنامه‌ریزی مبتنی بر چالش‌ها و موفقیت‌های وبینارهای قبلی دارد (قانون 10).

قانون 2: موضوع وبینار را مطابق با انتظارات مخاطبان تنظیم کنید

وبینارها به عنوان بستری برای تبادل دانش استفاده می‌شوند. آنها عموماً مخاطبان خاص را هدف قرار می‌دهند و به بیان مضامین خاصی می‌پردازند. بنابراین، انتخاب مضامین وبینار نیاز به درک نیازها و علایق مخاطبان هدف دارد.

یک وبینار می‌تواند به طرق مختلف نقش مهمی در ایجاد ظرفیت داشته باشد:

1- بوسیله میزبانی از محققان تازه‌وارد: که به آنها این فرصت را می‌دهد تا در مورد یافته‌های تحقیق خود بازخورد زودهنگام صورت بگیرند و مهارت‌های ارائه علمی را تمرین کنند. با توجه به تجربه محدود آنها، مدت زمان کوتاه‌تر (هر کدام حدود 20 دقیقه مکالمه) مناسب است.

2- بوسیله پژوهشگران ارشد: که از مناطق مورد علاقه مخاطبان مورد نظر انتخاب می‌شوند. یک پژوهشگر ارشد معمولا در هر جلسه 45-50 دقیقه مکالمه انجام می‌دهد. محققان اولیه و کارشناسی ارشد این امکان را فراهم می‌کنند تا افق دید خود را گسترش دهند و ایده‌های خود را صیقل دهند. همچنین ممکن است راه‌های همکاری یا راهنمایی‌های تحقیقاتی جدید را باز کند

قانون 3: یک چک لیست برای برنامه ریزی وبینار آماده کنید

قبل از برگزاری وبینار، اهداف و فعالیت‌های اصلی برنامه‌ریزی باید توسط تیم هماهنگی وبینار تهیه و توافق شود و لیستی از وظایف و مسئولیت‌ها باید از همان ابتدا مشخص و تهیه شود تا نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد مشخص باشد (شکل را ببینید).

مهم است که از ابتدا اعضای تیم وبینار در شناسایی و برنامه‌ریزی کارها گنجانده شوند تا آنها بیشتر به عنوان ذینفع درگیر شوند و توزیع کار را تسهیل کنند.

هرچه وظایف و جدول زمانی زودتر مشخص شود، از نظر زمانی برای آماده سازی برای میزبانی یک وبینار بهتر است.

وظایف عبارتند از:

– تعیین تاریخ برگزاری وبینار (قانون 5)

– ارتباط گرفتن و نزدیک شدن به سخنرانان بالقوه

– به دست آوردن متن یا چکیده سخنرانی وبینار

– شرح حال مجری برای ایجاد اعلامیه وبینار (قانون 8)

– اجرای آزمایشی با مجری (قانون 9) با استفاده از پلت فرم وبینار انتخاب شده (قانون 6).

قانون 4: اسناد سازمانی وبینار را به اشتراک بگذارید

دسترسی به اسناد وبینار، امکان دسترسی غیرمتمرکز و سازماندهی صحیح وظایف و منابع را فراهم می‌کند.

این اسناد می‌توانند در سربرگ‌های سازمانی برای جمع‌آوری اطلاعات از سخنرانان دعوت شده وبینار ایجاد شود.

اطلاعات جمع آوری شده باید شامل عنوان وبینار، نویسندگان، چکیده مقاله، تصویر سخنران و شرح حال آنها باشد.

یک سند مهم مورد نیاز فرم رضایت نامه است که به موجب آن سخنرانان اجازه می‌دهند از تصویر ارسالی خود برای اعلام وبینار استفاده کنند، وبینار را ضبط کنند و تأیید کنند که نویسنده کار هستند.

تکمیل این موارد همچنین به هماهنگ کنندگان وبینار اجازه می‌دهد تا در صورت وجود نتایج حساس منتشر نشده در سخنرانی، با سخنرانان موارد را بررسی کنند و درباره اینکه آیا باید آنها ارائه شوند، بحث کنند.

از اطلاعات مختلفی که از طریق این فرم‌ها گرفته می‌شود، برای تولید اعلان وبینار استفاده می‌شود (قانون 8). برای سازگاری، از همان قالب اعلامیه برای همه وبینارها استفاده می‌شود.

قانون 5: زود برنامه ریزی کنید و تقویمی از فعالیت‌های منظم را تدوین کنید

چرخه منظم میزبانی وبینارهایی که به طور منظم انجام می‌شوند، ناگزیر به مجموعه‌ای از مهلت‌های تکراری تبدیل می‌شود.

ایجاد تقویم رویدادهای وبینار به کاهش ناگهانی مهلت‌های مقرر کمک می‌کند.

برای انجام این کار، کافی است که تاریخ‌ها و زمان‌های موقت رویدادهای وبینار به همراه موضوعات آنها ثبت شوند. بعداً سخنران‌ها را می‌توان شناسایی و تأیید کرد (به قانون 7 مراجعه کنید).

انتخاب زمان وبینارها برای جا دادن مخاطبان در مناطق مختلف زمانی مهم است. در دنیای به هم پیوسته امروز، ناگزیر با جلسات یا کارگاه‌های دیگر تداخل وجود خواهد داشت. از این رو هرچه تاریخ و ساعت منظم وبینار زودتر مشخص شود، زودتر به تقویم حاضران راه می‌یابد و در نتیجه آنها را قادر می‌سازد تا از تداخل‌های بعدی جلوگیری کنند.

یکی دیگر از مزایای طراحی زودهنگام تقویم فعالیت‌ها این است که می‌توان قبل موعد مقرر، زمان برگزاری وبینار را به آنها یادآوری کرد.

قانون 6: بر روی یک پلتفرم وبینار مناسب و کاربر پسند مستقر شوید

انتخاب بستر برای میزبانی یک وبینار بسیار مهم است. بسیاری از پلتفرم‌های رایگان و یا تجاری برای ارائه ویژگی‌های مختلف وجود دارد.

نکته مهمی که باید در تنظیمات محدود منابع مورد توجه قرار گیرد این است که اکثر مناطق با پهنای باند بسیار محدود کار می‌کنند و بودجه محدودی دارند، بنابراین استفاده از پلتفرم‌های گران قیمت وبینار که به پهنای باند بالا و شارژ برای هر کاربر نیاز دارند، امکان پذیر نیست.

پلتفرم‌های رایگان و تجاری وجود دارد که ممکن است برای پخش جلسات وبینار و سایر رویدادهای تعاملی آنلاین مانند: BigBlueButton، GoToMeeting، Zoom، Adobe Connect ، Vidyo ، Mconf و Google Meeting مناسب باشد. این پلتفرم‌ها از نظر ویژگی‌هایی که ارائه می‌دهند متفاوت هستند و مقایسه و ارزیابی آنها قبل از استفاده، بسیار مهم است.

قانون 7: موضوع تخصصی مناسبی را انتخاب کنید

موفقیت یک وبینار خوب به ارتباط بحث با موضوع پیشنهادی بستگی دارد. از آنجا که در مورد موضوعات مختلف از قبل تصمیم گیری شده است، اعضای تیم هماهنگی وبینار می‌توانند با سایر اعضای کنسرسیوم تماس بگیرند تا سخنرانانی را با تخصص دامنه مربوطه شناسایی کنند.

یک مزیت داشتن موضوعات از پیش تعیین شده برای یک وبینار، انعطاف پذیری برای داشتن بیش از یک سخنران متخصص در آن موضوع است. در صورت در دسترس نبودن اولین سخنران، می‌توان به سایر سخنران‌ها مراجعه کرد.

یکی از اعضای تیم هماهنگی وبینار پیام دعوت به مجری را تهیه می‌کند که شامل تاریخ و زمان برگزاری وبینار است. هنگامی که یک سخنران وبینار، دعوت به ارائه را می‌پذیرد، خلاصه وبینار و سخنرانی، بیوگرافی و فرم رضایت خود (سخنران وبینار) را با موعد برگزاری وبینار به مجری ارسال می‌کند.

درج تمام اعضای تیم هماهنگی در حین برقراری ارتباط با سخنرانان دعوت شده به عنوان پشتیبان برای هرگونه پاسخ بعدی لازم است.

قانون 8: وبینارها را از طریق ایمیل و بستر رسانه‌های اجتماعی اعلام کنید

کلید جذب مخاطب متنوع و فعال، انتشار زود اطلاعیه وبینار از طریق ایمیل و کانال‌های رسانه‌های اجتماعی است که مخاطبان هدف معمولاً از آنها استفاده می‌کنند (قانون 2).

اطلاعیه‌های وبینار، حاوی تمام اطلاعات مورد نیاز: تاریخ، زمان، ابزار یا آدرس وب، عنوان سخنرانی، چکیده و شرح حال سخنران را می‌توان برای انتشار موثر طراحی کرد.

نمادهای مشترک اجتماعی در اعلامیه وبینار، استفاده از هشتگ‌های مرتبط و ذکر سخنرانان و موسسات آنها همگی در افزایش دید یک اعلامیه وبینار مشخص نقش دارند.

قانون 9: اختصاص زمان برای شناخت پلتفرم

آزمایش پلتفرم توسط ارائه دهنده برای اطمینان از یک جلسه موفق وبینار بسیار مهم است.

این شامل مرور رابط وبینار توسط سخنران است تا با مرور اسلایدهای ارائه و آزمایش عملکردهای مختلف مانند اشاره‌گر هدایت ماوس، با آنها آشنا شود.

در طول آزمایش در مورد روند وبینار نیز با سخنران صحبت می‌شود. این آزمایش‌ها تیم هماهنگی وبینار را قادر می‌سازد تا به سخنران کمک کنند تا مشکلات احتمالی نرم افزار یا وابستگی را قبل از برگزاری وبینار واقعی رفع کنند.

برخی از پلتفرم‌ها به افزونه‌های اولیه یا نصب نرم افزار نیاز دارند که ممکن است مجری نصب نکرده باشد.

قانون 10: این که چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند را بارها و بارها امتحان کنید

یک وبینار مانند برگزاری رویدادهای علمی نیاز به پیگیری دقیق معیارها برای ارزیابی دارد. بخاطر داشته باشید که محیط آنلاین هنوز در حال تکامل و آزمایش است و بدون شک شما مجبورید یک روش آزمون و خطا را در پیش بگیرید تا بهترین نتیجه را پیدا کنید.

به منظور ارزیابی وبینارها، یک نظرسنجی پس از وبینار باید با همه شرکت کنندگان به اشتراک گذاشته شود. همچنین می‌توان پیشنهاداتی را درباره موضوعات مختلف یا موضوعاتی که باید در مجموعه وبینار گنجانده شود، درخواست گردد.

بیشتر مخاطبان وبینار معمولاً از طریق تبلیغات در وبینار شرکت می‌کنند و بر اساس موضوعات تبلیغ شده تصمیم می‌گیرند که در یک جلسه خاص شرکت کنند

وبینارهای دارای تصاویر ، نمودارها، جداول و سایر نمودارهای نمایشی، شرکت کنندگان را بیشتر از ارائه متنی به دنبال جلسه تا انتها علاقه‌مند می‌کنند.

مجریان وبینارها باید با دقت طرحی را ارائه دهند که موضوعات تبلیغ شده را منعکس کند و در عین حال روش‌هایی را برای حفظ مخاطب در طول جلسه طراحی کند.

جمع‌بندی

مجموعه وبینارها بخشی از فعالیت‌های منظم هر کنسرسیوم علمی را تشکیل می‌دهند که هدف آن تقویت فعالیت‌های تحقیقاتی و تقویت همکاری‌های بین افراد مختلف است.

وبینارها برای ایجاد تبادل ایده، ایجاد همکاری در چندین رشته و امکان مشارکت و اشتراک دانش مورد استفاده قرار می‌گیرند.

ده قانون ساده برای تشکیل وبینار موفق ر ا می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد: تیم هماهنگی وبینار با هم برنامه‌ریزی و تدارکات برای میزبانی یک وبینار (قانون 1) همکاری می‌کنند. انتخاب مضامین وبینار نیاز به اطلاع از نیازها و علاقه مخاطبان هدف دارد (قانون 2). تهیه چک لیست برای بررسی و برنامه ریزی وبینار از طریق جلسات منظم (قانون 3). سازماندهی وظایف در وبینار و به اشتراک گذاشتن منابع از طریق فضای مشترک قابل دسترسی (قانون 4)؛ برنامه ریزی اولیه و تعیین تاریخ‌ها و زمان‌های برگزاری وبینار همراه با مضامین آنها (قانون 5). انتخاب و استقرار بستر وبینار راحت و کاربرپسند (قانون 6)؛ نزدیک شدن و تأیید سخنرانان بالقوه (قانون 7)؛ به دست آوردن عنوان وبینار، چکیده و بیوگرافی مجری برای ایجاد اعلامیه وبینار از طریق ایمیلها و کانال‌های رسانه‌های اجتماعی (قانون 8)؛ اختصاص زمان برای آشنایی با پلتفرم (قانون 9)؛ و پیگیری از نزدیک برای بررسی و ارزیابی منظم معیارهای وبینار (قانون 10).

این ده قانون ساده به کسانی که هنوز در زمینه آموزش از طریق وبینارها اقدام نکرده‌اند ، کمک خواهد کرد تا از تجربه ما بیاموزند. در تجربه ما، بازخورد حاصل از نظرسنجی‌های پس از وبینار به وضوح نشان می‌دهد که وبینارها یک روش موثر برای ایجاد مکالمه دو طرفه بین مجریان و شرکت کنندگان از طریق یک بستر وب مبتنی بر وب هستند.